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オンライン商談の進め方コツ。参加者を積極的に変え信頼関係を築く

来週からテレワークが増えて、オンライン商談に参加する事もあります。

参加者全員がリラックスしてWeb商談できれば、質の高いコミュニケーションができて成果を出せるそうです。

今回は「オンライン商談の進め方」まとめます。

人間関係が良くなるWeb商談の進め方

WEB商談 5分前にはログインを済ませてスタンバイ。音声が聞こえないトラブルがあれば、電話でつないで対処します。

4名以上の時必須!ファシリテーターとは(進行役)

参加者が4名以上いるときはファシリテーターが必要です(円滑に話し合いが進むよう支援をする人。中立的な立場で質問など皆に投げかけながら)。

【進行役の役割】大きく分けて2つです。

  • 一体感のある場を作ること
  • ゴールに向かって導くこと

【商談の具体的なステップ】

  1. 冒頭で一体感を出す
  2. 商談のゴールを明確にする
  3. 全員に目を配り、意見を引き出す
  4. 引き出した意見を掘り下げる
  5. 話を整理しまとめる

コツを1つずつ見てみましょう。

①オンライン商談は一体感で始める・雑談

オンラインでは「早く本題に入って欲しい」という空気もあり、長い雑談は必要ないです。

ただし初対面のときや、操作に不慣れな方がいる場合など、雑談を取り入れると場が和みます。この時無理やり派手な演出を「やらせる」は逆効果です。「一体感づくり」を意識すると皆リラックスできます。

  • 参加者全員の名前を呼びかける(音声チェック・発言に慣れてもらう)
  • 手や体を使った進行ルールを決めてやってみる(OK・NG・拍手)
  • 操作確認を一通りやってみる(画面や音声のオンオフ)

参加者に寄り添い、操作に慣れてもらう事が目的。発言が少ない遠慮がちな人が「自分も参加しているんだな」と安心感を持てたり、発言したい人がストレス無く意思表示できればOKです。

②商談のゴールを明確にしてから本題に入る(アジェンダ)

オンライン会議・商談は手軽にできる分、ダラダラ長引くことがあります。それを防ぐために会議スタート時に

  • 商談の目的は何なのか
  • 商談が終わった時どんな状態になっていたいのか
  • どんな話に、どのくらい時間を取るか

を共有しておくと良いです。商談の質を左右するので、画面でも口頭でも伝えます。「絶対に決めたい事」「時間があれば話し会いたい事」を2段階にわけて伝えると、参加者のストレスが減り時間を意識しながらサクサク進みます。

③相手が話そうとしていないか気を配る(デメリット解消)

気軽に発言しにくい事がオンラインのデメリットです。発言したい人がいないか、遠慮がちな人がいないか、常に意識する必要があります。

ネット環境によってはタイムラグもあるので、話の合間に「ここまででご質問はありませんか」「○○さん大丈夫ですか」などと、確認を入れながら丁寧に進めます。その時「まだ発言していない人」へ声をかけます。

④意見の深堀り。チャットなら気軽に質問できる

「○○という認識で良かったでしょうか」

周囲も疑問に感じているのでは?と気づいた事を積極的に発言すると、他の人も会話を広げやすくなります。

またチャットを活用すると、大人数の場合でも気軽に質問できます。わざわざ発言してまでは聞きにくいことも、メールなら聞きやすい一面がありますね。その場合ファシリテーターが、質問を集約し紹介します。

⑤話を整理しまとめる・WEB商談の終わり方

終わり時間が近づいたら、お互いが今日話したことを理解・共有できているか確認が必要です。

  • 決定事項の確認
  • 参加者全員に、言い残したことがないか確認
  • 次回までに解決すべきお互いの課題を確認
  • 次回会議の日時を設定

「今日は○○のお話をして、〇〇まで進みました。次回までに○○を確認させて欲しいです。」などと次回に向けての課題を確認します。

長引いたり、話がまとまらなかった時の対処法

商談はいい形で終りたい物です。でも話がまとまらない事は良くあります。無理やり着地点を決めると問題が生じやすいです。

「いい形で終わる」=「次に繋がるように終わる」

ファシリテーターの役割はゴールを決める事ではありません。「30分延長するのか、日を改めるのか、多数決するのか」全員が納得できるよう、考えるキッカケを作ればOKです。

ホストは、相手が退出してから自分も退出します。

【おすすめ本】オンライン営業・会議

コンタクトレスアプローチ テレワーク時代の営業の強化書

今回の記事はコンタクトレス・アプローチ テレワーク時代の営業の強化書 [ 長尾 一洋 ]を中心にご紹介しています。リアルな訪問を減らし、WEBを駆使してアプローチ数を増やすことで成果を上げる一連のやり方が、具体的に学べます。

オンラインでも好かれる人・信頼できる人の話し方

どう工夫すれば、オンラインで「好印象・信頼感」を持ってもらえるか。「この人と仕事したい」と思われる人は何が違うか情報満載でした。

画面越しにでも良い関係を築ける、印象の作り方・話し方・考え方など。

SNSで気軽に日頃から「好き」という感情を発信し自己掲示力がうまくなると、オンラインでも嬉しい反応を引き寄せる人になれるそうです。