来週からテレワークが増えて、オンライン商談に参加する事もあります。
参加者全員がリラックスしてWeb商談できれば、質の高いコミュニケーションができて成果を出せるそうです。
今回は「オンライン商談の進め方」まとめます。
人間関係が良くなるWeb商談の進め方
WEB商談 5分前にはログインを済ませてスタンバイ。音声が聞こえないトラブルがあれば、電話でつないで対処します。
4名以上の時必須！ファシリテーターとは（進行役）
参加者が4名以上いるときはファシリテーターが必要です（円滑に話し合いが進むよう支援をする人。中立的な立場で質問など皆に投げかけながら）。
【進行役の役割】大きく分けて2つです。
- 一体感のある場を作ること
- ゴールに向かって導くこと
【商談の具体的なステップ】
- 冒頭で一体感を出す
- 商談のゴールを明確にする
- 全員に目を配り、意見を引き出す
- 引き出した意見を掘り下げる
- 話を整理しまとめる
コツを１つずつ見てみましょう。
①オンライン商談は一体感で始める・雑談
オンラインでは「早く本題に入って欲しい」という空気もあり、長い雑談は必要ないです。
ただし初対面のときや、操作に不慣れな方がいる場合など、雑談を取り入れると場が和みます。この時無理やり派手な演出を「やらせる」は逆効果です。「一体感づくり」を意識すると皆リラックスできます。
- 参加者全員の名前を呼びかける（音声チェック・発言に慣れてもらう）
- 手や体を使った進行ルールを決めてやってみる（OK・NG・拍手）
- 操作確認を一通りやってみる（画面や音声のオンオフ）
参加者に寄り添い、操作に慣れてもらう事が目的。発言が少ない遠慮がちな人が「自分も参加しているんだな」と安心感を持てたり、発言したい人がストレス無く意思表示できればOKです。
②商談のゴールを明確にしてから本題に入る（アジェンダ）
オンライン会議・商談は手軽にできる分、ダラダラ長引くことがあります。それを防ぐために会議スタート時に
- 商談の目的は何なのか
- 商談が終わった時どんな状態になっていたいのか
- どんな話に、どのくらい時間を取るか
を共有しておくと良いです。商談の質を左右するので、画面でも口頭でも伝えます。「絶対に決めたい事」「時間があれば話し会いたい事」を2段階にわけて伝えると、参加者のストレスが減り時間を意識しながらサクサク進みます。
③相手が話そうとしていないか気を配る（デメリット解消）
気軽に発言しにくい事がオンラインのデメリットです。発言したい人がいないか、遠慮がちな人がいないか、常に意識する必要があります。
ネット環境によってはタイムラグもあるので、話の合間に「ここまででご質問はありませんか」「○○さん大丈夫ですか」などと、確認を入れながら丁寧に進めます。その時「まだ発言していない人」へ声をかけます。
④意見の深堀り。チャットなら気軽に質問できる
「○○という認識で良かったでしょうか」
周囲も疑問に感じているのでは？と気づいた事を積極的に発言すると、他の人も会話を広げやすくなります。
またチャットを活用すると、大人数の場合でも気軽に質問できます。わざわざ発言してまでは聞きにくいことも、メールなら聞きやすい一面がありますね。その場合ファシリテーターが、質問を集約し紹介します。
⑤話を整理しまとめる・WEB商談の終わり方
終わり時間が近づいたら、お互いが今日話したことを理解・共有できているか確認が必要です。
- 決定事項の確認
- 参加者全員に、言い残したことがないか確認
- 次回までに解決すべきお互いの課題を確認
- 次回会議の日時を設定
「今日は○○のお話をして、〇〇まで進みました。次回までに○○を確認させて欲しいです。」などと次回に向けての課題を確認します。
長引いたり、話がまとまらなかった時の対処法
商談はいい形で終りたい物です。でも話がまとまらない事は良くあります。無理やり着地点を決めると問題が生じやすいです。
「いい形で終わる」=「次に繋がるように終わる」
ファシリテーターの役割はゴールを決める事ではありません。「30分延長するのか、日を改めるのか、多数決するのか」全員が納得できるよう、考えるキッカケを作ればOKです。
ホストは、相手が退出してから自分も退出します。
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今回の記事はコンタクトレス・アプローチ テレワーク時代の営業の強化書 [ 長尾 一洋 ]を中心にご紹介しています。リアルな訪問を減らし、WEBを駆使してアプローチ数を増やすことで成果を上げる一連のやり方が、具体的に学べます。
オンラインでも好かれる人・信頼できる人の話し方
どう工夫すれば、オンラインで「好印象・信頼感」を持ってもらえるか。「この人と仕事したい」と思われる人は何が違うか情報満載でした。
画面越しにでも良い関係を築ける、印象の作り方・話し方・考え方など。
SNSで気軽に日頃から「好き」という感情を発信し自己掲示力がうまくなると、オンラインでも嬉しい反応を引き寄せる人になれるそうです。
