仕事

WEB商談の事前準備。成功に導くオンライン営業コツ・メール注意

オンライン商談なんて関係ない?と思っていましたが

これからWeb商談、増えそうです。

「オンライン商談の事前準備」に関わるポイントをまとめます。

オンライン商談時間→長くて60分(集中力が続くリミット)

【本】コンタクトレス・アプローチ テレワーク時代の営業の強化書 [ 長尾 一洋 ]を中心に学んだ要点です。「会わずに売れる」営業はどう構築すればいいか。既存の取引先と信頼関係を継続するにはどうした良いかなど、たくさんのノウハウや事例が分かります。既にオンライン商談で実績ある著者が書かれた良質な本でした。

使う資料の事前共有→短時間でも効率良く

「知っていて欲しい情報」は、メールで事前共有しておくと良いそうです。

オンライン商談で1から10まで全部説明すると、一方的に話すだけで終わってしまいます。事前に送った資料について大事なポイントを説明・念押しするイメージで進め、商談は反応をもらいながら進めます。

(初対面の場合や資料準備が間に合わないときは、商談の後に確認資料をメールすると良いですね)

アジェンダの共有→Web商談の質上がる

アジェンダ(予定表)を作って直前に共有すると皆の集中力が高まり「時間が押してグダグダ」になるのを防げます。

「この打ち合わせが終わった時、どんな状態になっていたいか」

商談の最初にサッと読んで確認します。(商談前日にアジェンダをメールしておくとさらに良い)

環境・機材動作チェック→リラックスして進む

スムーズに商談が盛り上がるよう、機材や動作のチェックは必須です。

  • マイクの音がキーンと割れないか
  • 機材が正常に動くか(パソコンの処理スピード、通信速度)
  • 画面背景の映り込みをチェック(社外秘・プライベートなもの)
  • マウスのポインターサイズを大きくし、分かりやすく
  • 画面共有するものは、サッと表示できるようする

WEB商談 招待メールは2回送る

「そうか、今日はオンライン商談だった」

行く手間がない分忘れられる事もあるかもしれません。商談確認メールは原則2回おくります。

【1回目メール】商談決定の直後(事例)

1回目は約束直後。確実にスケジュールに入れてもらえ、内容のズレも防げます。(開始直前のTELは相手により好きずきあるかも)

株式会社○○○
○○様

お世話になっております。

先程はお電話ありがとうございました。
次回、以下日時にてお打ち合わせをお願いいたします。
■ 〇月〇日(〇) 00:00~00:00

当日はオンラインにてご案内させていただきます。

【ZOOM ログイン方法】

  • ID:○○○○
  • パスワード:○○○○

開始時間になりましたら「000-0000-0000」にご連絡差し上げますので、インターネットの繋がるPCのご用意をお願いいたします。

それでは、よろしくお願いいたします。

【2回目メール】商談前日か、当日の朝

2回目のメールは前日か 当日の朝に。アジェンダ(進行表)を作った場合、このタイミングで送ります。相手がオンライン操作に不安を持っている時は「操作でわからない時は、お電話でログインの方法をご案内します」などの声掛けをしましょう。

「めんどくさい・分かりにくい」とさえ相手が感じなければ、今後オンライン商談できる機会が増え、営業はとてもラクになります。移動時間がかからないという事は、業務にゆとりができ、チカラを発揮できるという事です。良いサービス提供をできますね。

オンラインは名刺が無い。参加者を事前把握

オンライン商談には名刺交換がありません。参加者の情報は事前に確認します。名刺の形状にこだわる必要はありませんが、名前を呼ぶ事が多いので、読み方は正しく。

【名刺代わりの情報交換】

名前/会社名/住所/電話番号/所属部署/肩書/メルアド/携帯電話

以上を、自分のメール署名欄にも掲載しておきます。

  • 名刺情報を送り、相手の担当業務を確認する(メールで良い)
  • 参加人数・名前・役職を可能なかぎり把握
  • 緊急用に、相手の電話番号を確認(すぐ繋がるものを自分も伝える)

取引先のメンバーに合わせて、上司に同席してもらう

先方メンバーの役職を確認したら、それに合わせて上司に同席してもらいます。交通時間の負担がない分、上司に同席してもらいやすいのもオンライン商談のメリットです。

相手が複数人の時、1人1台のパソコンからアクセス促す

表情がわからないと、円滑にコミュニケーションが取れません。一方的にならないよう、1人1台のアクセスがベスト。

自分の顔がアップで映るのは抵抗がありますが、顔の表情が分かるくらい画面に近づいて話したほうが「人の温かみ」は伝わります。

【本】コンタクトレスアプローチ、テレワーク時代の営業の強化書

オンラインかリアルかは、手段の1つに過ぎません。相手と気持ち良く商談できればきっと良い結果になりますね。

  • うっかり約束時間を忘れてしまった
  • 長々と説明を聞くだけで時間が過ぎてしまった
  • 間違った名前を呼び続けていた
  • 機材トラブルで魅力が十分伝わらなかった
  • 操作をめんどうに感じた

これらを事前に防いでみてください。